安庆广播电视大学文件
庆电大字[2013]54号
关于印发《安庆广播电视大学档案管理现代化建设
实施方案》(2014-2015)的通知
各处室:
为推进档案管理现代化进程,全面提高华体网页版页面登录档案管理现代化水平,促进档案工作更好地为教育教学和学校各项工作服务,根据市档案局和市教育局有关档案管理现代化工作要求,结合华体网页版页面登录实际情况,特制订《安庆广播电视大学档案管理现代化建设实施方案》(2014-2015),请认真组织实施。
特此通知
安庆广播电视大学
2013年12月12日
附件:《安庆广播电视大学档案管理现代化建设实施方案》
安庆广播电视大学档案管理现代化建设实施方案(2014-2015)
为推进档案管理现代化进程,全面提高华体网页版页面登录档案管理现代化水平,促进档案工作更好地为教育教学和学校各项工作服务,根据市档案局和市教育局有关档案管理现代化工作要求,结合华体网页版页面登录实际情况,特制订本方案。
一、总体要求
按照档案工作管理现代化、检索科学化的要求,规范学校档案室实施《归档文件整理规则》,实行电子文件管理。按照市档案局和市教育局有关档案管理现代化工作要求,从2014年起,用2年左右的时间,建设档案网站,建设档案文件目录数据库和现行文件数据库,不断丰富数据库内容,逐步完成各项档案管理现代化建设工作,力争在2015年底实现档案文件目录和现行文件全文查阅功能。
二、目标
⑴网站建设方面,在校园网上开设档案网页,不断充实网页内容,加快信息更新速度,适时对网站进行改版。
⑵校综合档案室档案文件目录数据库建设方面,确保2013年档案数据条目的录入;2014年以后,确保当年档案数据条目当年录入;并逐步完成2013年以前档案数据条目的录入工作。
⑶现行文件数据库建设方面,确保2013年及以后年度电子文件档案室内全文查阅,逐步推进网上全文查阅。
⑷档案室档案现代化管理建设方面,推广市教育局统一配置的档案管理软件的应用,实施档案进档案室与档案电子文件目录进档案室相结合的新的进档案室要求,加强电子目录中心的建设。
三、措施
⑴加强领导,明确分工
成立档案管理现代化工作领导小组,建立行政一把手负总责,分管校长亲自抓,办公室具体承办,其它处室分工合作,全校教职工广泛参与的全员负责制。领导小组组成人员如下:
组 长:校长
副组长:班子成员
成 员:各处室主要负责人、校综合档案室主任
⑵投入资金,配置设备
按照能用、够用、适用的原则,配置适当的档案管理设备。根据华体网页版页面登录现有档案管理设备的现状,结合档案管理现代化工作需要,学校添置以下档案管理设备: 带刻录装置的电脑1台,大存贮量的移动硬盘1个,优盘2个,除湿器1台,能打印、扫描、复印A3纸的一体机1台,电动装订机1台。
鉴于学校北五楼综合档案室已达饱和状态,未来几年,学校档案收集、整理、录入和存贮工作将在现在的办公楼三楼档案室进行。根据综合档案室一库二室设置要求,学校将办公楼三楼档案室相邻的两间办公室,小间设为档案查阅室,大间设为档案整理工作室。在档案查阅室挂《安庆电大档案管理网络图》、《安庆电大档案分类示意图》和档案管理的相关制度、规定。学校将将办公楼三楼会议兼作为荣誉展示室,放置建校以来所获重要荣誉的奖旗、奖状、荣誉证书等。
⑶健全制度,规范管理
在参照《档案管理法规》、借鉴其他单位档案管理经验的基础上,结合学校实际,建立健全《电子公文的归档管理办法》、《档案著录规则》、《公务电子邮件归档与管理规则》等档案管理制度,进一步规范档案管理。
⑷健全档案管理网络,建立档案管理队伍
在办公室下设置综合档案室,明确一名办公室副主任兼综合档案室主任,对全校的档案管理现代化工作实行统一管理、监督与指导。
设专职档案管理员岗位1个,承办全校和本处室档案材料的收集、整理、立卷、交接、归档与利用工作。
各处室主要负责人分管本部门的档案工作,并指定一名兼职档案员,具体承办本部门档案的收集、整理、立卷、保管与移交工作。
⑸加强业务学习,提高管理水平
通过走出去和请进来的方式,学习、借鉴其他单位档案管理经验,选派专(兼)职档案员参加由教育局和档案局组织开展的各种档案管理培训,请档案管理专家进校开展档案管理业务知识培训与指导。同时,专(兼)职档案人员要坚持自学,熟悉和掌握档案知识,不断提高业务素质和管理水平。
⑹确定“档案月”,集中整档案
确定每年五月份为整理“档案月”,集中专(兼) 职档案员开展上年度档案的收集、整理、立卷、档案数据条目的录入和移交工作。做到电子文件和纸质文件同步归档;同时,抽2-3名计算机操作能力强的职工,对现行文件进行全文数字化转换工作,确保现行文件的全文数据库的完整性。同时,做好数据库安全管理工作,随时进行备份,定期将数据库内容刻录成光盘。
⑺建设档案网站,定期充实内容
校网络管理中心负责在校园网上开设档案网页与网页改版工作。专职档案员负责定期充实网页内容,发布新的信息(各处室提供最新工作信息、动态)。
四、时间安排:
2013年12月-2014年3月:
1.成立档案管理现代化工作领导小组--发文。(责任人: 档案室主任)
2.建立健全《电子公文的归档管理办法》、《档案著录规则》、《公务电子邮件归档与管理规则》等档案管理制度。(责任人: 档案室主任)
3.与市教育局联系档案管理软件配置或购买事宜。(责任人: 档案室主任)
4. 在校园网上开设档案网页。(责任人:校网络中心)
2014年4月:
1.召开档案工作领导小组会议,宣传发动,研究、布署档案管理现代化的相关工作,明确专职档案管理,各处室指定一名兼职档案员。
2.各处室开展2013年度档案材料的收集工作。[责任人: 专(兼)职档案员]
2014年5月:
1.联系、组织专(兼)职档案员到市区一所学校参观、学习档案管理经验。(责任人: 档案室主任)
2.在市档案局请一位档案管理专家进校开展档案管理业务知识培训。(责任人: 档案室主任)
3.专(兼) 职档案员开展2013年度档案的收集、整理、立卷、档案数据条目的录入和移交工作(电子文件和纸质文件同步归档);请档案管理专家现场指导。(责任人: 档案室主任)
4. 抽2-3名计算机操作能力强的职工,对2013年度文件进行全文数字化转换、刻录光盘、备份。(责任人: 档案室主任)
2014年7-8月:
1. 配置设备、在办公楼三楼档案查阅室挂《安庆电大档案管理网络图》、《安庆电大档案分类示意图》和档案管理的相关制度、规定。(责任人:后勤管理处、办公室)
2.完善档案网页。(责任人:校网络中心)
3.继续开展2013年度档案的收集、整理、立卷、档案数据条目录入、移交、上架和现行文件数字化转换、刻录光盘、备份工作(根据需要抽相关人员参加)。(责任人: 档案室主任)
4.抽2-3名计算机操作能力强的职工,开展2005--2012年度档案数据条目录入,2005--2012年度文件数字化转换、刻录光盘、备份。(责任人: 档案室主任)
2014年9-12月:
1.继续开展2013年度档案的整理、立卷、档案工作。(责任人: 档案室主任、专职档案员)
2.2005--2013年度档案数据条目和文件上传学校档案网页。
2015年1-4月:
各处室开展2014年度档案材料的收集工作。[责任人: 专(兼)职档案员]
2015年5月:
1.专(兼) 职档案员开展2014年度档案的收集、整理、立卷、档案数据条目的录入和移交工作(电子文件和纸质文件同步归档);请档案管理专家现场指导。(责任人: 档案室主任)
1.抽2-3名计算机操作能力强的职工,对2014年度文件进行全文数字化转换、刻录光盘、备份。(责任人: 档案室主任)
2015年7-8月:
1.完善档案网页。(责任人:校网络中心)
2.继续开展2014年度档案的收集、整理、立卷、档案数据条目录入、移交、上架和现行文件数字化转换、刻录光盘、备份工作(根据需要抽相关人员参加)。(责任人: 档案室主任)
4. 抽2-3名计算机操作能力强的职工,开展1964--2004年度档案数据条目录入工作。(责任人: 档案室主任)
5.2014年度档案数据条目和文件上传校档案网页。(责任人: 档案室主任)
6.1964--2004年度档案数据条目档案数据条目上传校档案网页。(责任人: 档案室主任)
2015年9-10月:
档案管理现代化工作合格申报的各项准备工作。(责任人: 档案室主任)
2015年11月:
向市档案局和市教育局提交档案管理现代化工作合格申报请示。(责任人: 档案室主任)
2015年12月:
请市档案局和市教育局专家对华体网页版页面登录档案管理现代化工作进行合格考核、评议、验收。(责任人: 档案室主任)
附:安庆广播电视大学 2013年各处室档案归档范围
凡是反映本单位各项职能活动的各种门类、各种载体形式的各种文件材料都应归档。
-、办公室具体归档范围如下:
上级有关行政管理的综合性文件(材料),综合工作中形成的学校长远规划、学校工作计划、行事历、请示、报告、批复、总结、校长办公会议记录、纪要,情况汇报、统计、高等(中等)教育基层统计报表、校领导重要讲话、规章制度、决议、组织沿革、岗位职责、概况介绍、校史、校刊、校庆、大事记、年鉴等文件材料,聘书、任务书、改革方案, 办学协议,启用印章的文件及印模,车辆管理工作的有关文件(材料),群众来信来访文件(材料),合同、协议等。
上级党组织有关党的建设的文件(材料),党务工作中形成的计划、总结、报告,党委会、党委扩大会、党政联席会、支部书记会、党委中心组会议记录、纪要,党委发布的决定、办法、批复、通报、通知、改革方案,本校组织机构设置、变化的文件材料,党员干部任免(包括上级批准的,要附任免呈报表)、奖惩,党员名册、干部名册 、统计报表,党费收缴情况表,党组织关系转移介绍信和存根,吸收新党员、预备党员转正、延长预备期或取消资格、党员退党的文件材料 (含学生) , 业余党校对本校党员、干部(包括入党积极分子)轮训计划、名单、总结及党课课程表,民主评议党员情况,宣传、保密等文件材料。支部改选报告、审批材料,各支部委员名册、工作计划、总结、报告,支部建党工作材料,先进党组织、优秀党员名单及有关材料,理论学习的决定、通知、计划、总结。
上级机关有关人事工作的文件(材料),人事劳资工作中形成的干部、职工花名册、奖惩材料、人事统计报表,工龄、教龄计算材料,职称评定、聘任材料及上级批复,教职工录用、调入、转正定级、调资材料、名册,商调函件,校内机构设置、变化的文件材料,教职工工作调动行政介绍信和工资转移关系及存根,教职工离退休、离职、出国、死亡、抚恤材料,福利工作文件材料 , 复员、转业、退伍军人、军烈属名册、登记表(卡)及有关文件(材料)。
上级有关财务会计工作的文件(材料),财务工作中形成的规章制度、协议、 会计凭证、帐册、报表、预决算报告、分析、总结等资料。财务审计通知、决定、报告,各种政策性保险(养老、医疗、失业保险等)文件材料 、统计表。
开展“师德建设巩固(提高)年”,“教育教学质量巩固(提高)年”,效能建设,精神文明建设,全民创业活动的工作规划、实施方案、总结、汇报材料,管理工作中形成的合同书、协议等文件材料,获奖证书、奖状、奖旗、重要照片、声像材料,上级、同级、下级来文。
二、开放教育处具体归档范围如下:
上级有关教务管理的综合性文件(材料),综合工作中形成的教务工作计划、总结、管理制度、会议记录、大事记、教务改革方案、规定、办法,招生工作中形成的请示